​Девід Аллен. «Getting Things Done»

Четверте саммері з серпневого челенджу — done. Цій книзі Девіда Аллена буде присвячено два пости. Отож, далі — перша частина конкретних to-do листів та порад із «Getting Things Done».

Правильно класифікуйте свої завдання.

Створіть наступні списки:

• «Матеріали проєкту» — список із ресурсів, які стосуються проєкту. Його мета — нагадувати вам, що потрібно зробити, аби завершити проєкт.

• «Дії дня» — перелік справ, які вам необхідно зробити у цей день.

• «Наступні дії» — список, що складатиметься з усієї важливої операційної роботи (офісна/домашня робота, дзвінки, завдання від інших тощо).

• «Очікування» — перелік усіх речей виконання яких ви чекаєте від інших.

• «Коли-небудь/можливо» — список справ, якими ви не хочете займатися зараз, але за які ви плануєте взятися колись у майбутньому.

Керуйте своїми зобов’язаннями.

1. Визначте, яке зараз ваше найбільше незавершене зобов’язання. Запишіть його. Це може бути проєкт чи невелика справа. Виберіть те, яке забирає найбільше вашої уваги.

2. Опишіть одним реченням свою мету щодо цього зобов’язання. Що ви вважатимете успішним результатом?

3. Подумайте, що вам насправді потрібно зробити, аби досягти прогресу в цій справі. Запишіть. Переконайтеся, що це насправді дія, яку ви можете виконати.

Проводьте «brainstorm» ефективно.

1. Не судіть, не оскаржуйте, не оцінюйте та не критикуйте будь-які ідеї, які спали вам на думку під час процесу. Це змушує закрити розум для нових ідей, які мають потенціал наблизити вас до вашої мети.

2. Прагніть до кількості, а не до якості. Згенеруйте якомога більше ідей — не намагайтеся спростити свій список. У вас буде достатньо часу, щоб зробити це пізніше.

3. Не аналізуйте та не впорядковуйте свої ідеї. Просто дайте їм вільно вийти на волю: дозвольте своєму мозку бути творчим і вільним. Аналіз та організація відбудуться після того, як ви завершите «brainstorm».

Усуньте негативні емоції.

1. Визначте джерело своїх негативних емоцій. Чому ви відчуваєте розчарування, огиду, паніку, втому? Ці емоції зазвичай виникають через порушені домовленості з самим собою.

2. Вирішуйте ситуацію. Якщо ваші негативні емоції виникли внаслідок розірваних домовленостей з самим собою, не беріть на себе нові домовленості та обов’язки, доки не розберетеся з попередніми.

Підтримуйте свій процес мислення.

1. Завжди майте можливість зафіксувати всі свої актуальні ідеї: телефон, записник, ручка та папір, дошка, мольберт…

2. Використовуйте цифрові інструменти. Документи, mind maps, таблиці, презентації допомагають зібрати всі ідеї в одному місці, щоб мати змогу легко з ними працювати.

3. Організуйте свою систему документів. Щоб вам було зручно і легко знаходити та працювати з усіма вашими матеріалами.

Створюйте чек-листи.

Виберіть цілі і розподіліть їх за напрямками: цілі кар’єри; цілі родини; цілі стосунків; цілі спільноти; фінансова цілі; творчі цілі; цілі щодо здоров’я; інші особисті цілі.

Будьте в курсі свого робочого навантаження, регулярно його оглядаючи

1. Щодня переглядайте свій календар, щоб розуміти обсяг роботи, який маєте на день. Якщо у вас заплановані зустрічі безперервно з 8 ранку до 6 вечора, будьте чесними з собою та іншими — протягом дня ви не зможете працювати над чимось іншим, тому не беріть на себе додаткові зобов’язання.

2. Перегляньте всі дії, які зможете зробити у вашому поточному контексті. Якщо ви перебуваєте в офісі, перегляньте всі заплановані дзвінки та завдання, які потрібно найближчим часом виконати. Це не означає, що ви відразу будете цим займатися — вам просто необхідно розуміти обсяг роботи.

Проводьте щотижневий огляд, щоб оцінити прогрес ваших проектів.

1. Моніторте реальну поточну ситуацію. Подивіться на репорти зі зустрічей, інвойси, нотатки у вашому телефоні/блокноті, електронні листи, і переосмисліть те, що стосується проєктів і завдань, над якими зараз працюєте. Позбудьтеся всякого сміття!

2. Оновлюйте інформацію, якою зараз володієте. Подивіться на всі дії, які ви робите по проєкту; на всі кроки, які зробили, щоб наблизитися до його мети. Визначте їх і подумайте, що збираєтесь робити далі. Потім перегляньте попередні плани та переконайтеся, що всі необхідні роботи були завершені. Також подивіться записи календаря на наступний тиждень, щоб зрозуміти, чим будете займатися. Подивіться на все, чого чекаєте від інших (звіти, виконані завдання тощо ), і визначте, що вже отримали, а на що — ще чекаєте. Далі перегляньте свій проєкт у цілому та оцініть його стан.

3. Будьте креативними. Перегляньте потенційні проєкти та додайте до списку цікаві ідеї, що допоможуть йому розвиватись. 

Використовуйте шестирівневу модель, щоб моніторити свою роботу.

1. Земля. Рівень, який складається з ваших поточних дій. Це перелік усіх дій, які вам потрібно зробити зараз (зателефонувати, написати лист і т.д.). 

2. Горизонт 1: ваші поточні проєкти. Рівень, який стосується ваших короткострокових цілей.

3. Горизонт 2: сфера вашого фокусу та відповідальності. Рівень, що стосується більш широких сфер (як професійних, так і особистих), в яких ви хочете досягти успіху. Наприклад, управління активами, родина та духовність. Визначте та зафіксуйте ці області. Часто переглядайте їх, щоб моніторити прогрес у кожній з цих галузей.

4. Обрій 3: ваші цілі. Визначте та перерахуйте, чого ви хочете досягти протягом наступних 1-2 років. Йдеться як про особисті, так і професійні цілі.

5. Обрій 4: ваше бачення. Яка ваша мета на 3-5 років? Це може бути стратегія організації, яку ви хочете реалізувати в своєму бізнесі, або ж сімейний етап, якого прагнете досягти.

6. Обрій 5: ваша призначення та принципи. Чому існує ваша компанія? Чому ти існуєш? Яке ваше призначення? 

Щоденна рутина 

Використовуйте модель чотирьох критеріїв, щоб ухвалювати швидкі рішення

1. Визначте контекст ситуації. Яку саме проблему потрібно вирішити?

2. Подумайте, скільки у вас на це часу. Знання того, скільки часу у вас є, щоб діяти в певній ситуації, допоможе вам спланувати, що саме ви можете зробити.

3. Подумайте про кількість вашої енергії. Це допоможе вам спланувати конкретні дії.

4. Подивіться варіанти, що залишилися. Врахуйте контекст, час та енергію. Від якої з цих дій буде найбільша віддача? Виберіть її. Відкрийте цими питання доступ до своєї інтуїції та використовуйте власний досвід, щоб вирішити ці проблеми.

Визначте, до якого виду роботи належить ваша. 

Кожного разу, коли ви отримуєте завдання, віднесіть його до однієї з цих категорій: 

– Наперед визначена робота. Коли ви займаєтесь наперед визначеною роботою, ви працюєте над завданнями зі свого календаря, тобто виконуєте завдання, які раніше визначили, як пріоритетні.

– Робота, що з’являється в процесі. Завдання, які з’являється по ходу робочого процесу. Це завдання, які ви раніше не планували.

Варто розуміти різницю між цими двома типами завдань і знайти баланс та правильний час для їх виконання.

Додати коментар

останні дописи